Notion est un outil formidable. De plus en plus performant et complet. Doit-on encore le présenter ? Allez, je te fais une brève introduction de cet outil avant de te présenter les 9 réflexes à adopter pour l’utiliser de la manière la plus optimale.
C’est donc à la base un outil de prise de notes, de bases de données, de calendrier. Il est aujourd’hui l’outil indispensable pour centraliser toute son entreprise dans un seul et unique espace de travail. Il permet l’intégration de nombreux outils, d’ajout de nombreux widgets pour booster la productivité. Il permet également autant de travailler seul, qu’en collaboration avec d’autres personnes.
A mon sens, il peut être difficile à utiliser pour débuter car nous partons d’une page blanche, mais après avoir réfléchi à son propre système d’organisation et ses propres besoins, il n’y a aucune limite. On peut créer notre espace de travail à notre image, selon nos besoins, notre façon de nous organiser, de travailler. Et ça, ça change tout !
Après cette éloge de Notion, place au 9 réflexes à adopter pour utiliser cet outil.
Centraliser ton entreprise au lieu de multiplier les outils
L’intérêt premier de Notion, comme tu l’as compris, c’est réellement de centraliser toute son entreprise en un seul et unique espace de travail. Plus besoin de perdre du temps à chercher où tu as mis tel document, quelles sont tes priorités de la journée. Tu n’auras plus besoin de jongler entre différents outils.
L’idée est donc de te créer un espace de travail complet qui te permet de gérer le suivi de tes projets, l’avancée de ta création de contenus, ta comptabilité, ton suivi client, tes to do …
Ouvrir Notion doit devenir la première action de ta journée !
Structurer et organiser ton espace de travail
Pour que Notion devienne ton second cerveau, il faut qu’il soit utilisable, fonctionnel et qu’il te permette de réellement gagner du temps. Pour cela, il faut, avant de commencer à créer des pages sans organisation, bien définir ses besoins, ses objectifs, recouper tout ce qui concerne son entreprise, faire le point de son organisation actuelle afin de voir ce qui fonctionne et ce qui doit être optimisé.
Une fois ce travail de préparation fait, il va falloir rassembler les données et les regrouper par thématique afin de structurer et d’organiser correctement ton espace de travail. Crée donc des catégories dans la page d’accueil de ton espace de travail à l’intérieur desquelles tu rendras accessibles tes différents contenus.
Utiliser les BDD et relier certaines d’entres elles
La puissance de Notion réside, entre autre, dans les bases de données que l’on peut interconnectées les unes avec les autres afin de gagner toujours plus en productivité, en lien, en cohérence.
Les bases de données qu’il me semble indispensable de relier entre elles sont :
- La BDD des Objectifs avec celle de la To Do ⇒ afin de relier des tâches précises à des objectifs spécifiques et pour pouvoir suivre concrètement l’avancée de chacun de tes projets.
- La BDD du CRM avec celle de nos Offres ⇒ afin de savoir quel client a acheté lesquelles de tes offres.
- La BDD du CRM avec celle de la To Do ⇒ afin de planifier tes RDV clients ou prospects, directement dans ton agenda et d’avoir le lien de ta fiche client pour pouvoir noter toutes tes communications
C’est la base des bases à mon sens ! Alors à toi de jouer ! Oui oui, parce que pour moi, utiliser Notion doit être un jeu 😅
ChoisiR les vues adaptees pour tes BDD grace aux filtres
Encore une fonctionnalité liée aux bases de données : les propriétés. Plus tes bases de données seront riches en propriétés diverses, plus il sera facile de jouer avec les filtres et voir apparaître ou disparaître certaines pages de ta BDD.
Par exemple, pour ta comptabilité, tu peux ajouter un champ “Mois” et un “Année”, afin de pouvoir créer des vues individuelles pour chacun de tes mois de l’année en y ajoutant des filtres.
Utiliser les favoris
Maintenant que tu as créé ton workspace à ton image et (bien !) structuré, tu connais quelles sont les pages que tu utilises en permanence. Je pense notamment à ta fameuse To Do !
Pour la retrouver rapidement, peu importe la page sur laquelle tu te trouves, utilises les favoris Notion. Il te suffit de cliquer sur l’étoile en haut à droite de la page que tu veux mettre en favori et elle s’affichera dans le bandeau de gauche.
Attention toutefois à ne pas abuser des favoris ! Parce que si tu mets 25 liens en favoris, tu perdras autant de temps à chercher la page dans tes favoris qu’à retourner sur la page principale de ton workspace et chercher ta page. Je te recommande donc de n’avoir que 5 favoris maximum (personnellement j’en ai 4).
Personnaliser le design pour avoir envie de bosser dessus
Un point non négligeable pour moi : l’aspect visuel. En effet, l’outil a beau être le plus performant qu’il n’ait jamais existé, si le design me parle pas, si les couleurs ne me plaisent pas, j’aurai beaucoup plus de mal à me concentrer, à avoir envie de bosser dessus.
Je fais partie de la team qui, à l’école, réécrivait ses cours quand j’étais pas satisfaite de mon écriture ou des couleurs ! #teammaniaque 🤪
Donc autorise toi à personnaliser ton espace de travail à ton image, avec des photos, tes couleurs …. !
Automatiser certaines actions
Que serait notre mode aujourd’hui sans automatisation ? Il ne s’agit pas de remplacer l’humain, au contraire. Il s’agit de créer des automatisations pour des tâches répétitives et qui ne présentent aucune valeur ajoutée faite par un être humain. Par exemple, envoyer des accès à ta formation après achat, envoyer le même mail de bienvenue après avoir téléchargé un de tes freebies, créer un tag pour chacun de tes contacts dans ton autorépondeur …
Toutes ces tâches peuvent être faites automatiquement par des automatisations, ça libère ton temps et ta charge mentale pour que tu puisses te consacrer à des tâches plus importantes et à ta zone de génie.
Sur Notion, il y a une nouvelle fonctionnalité qui te permet de sélectionner un déclencheur dans une BDD (comme l’ajout d’une page, la modification d’une propriété …) et d’enclencher automatiquement les actions que tu auras choisi.
Avec Make par exemple ou Zapier, tu peux, de la même manière (mais plus poussée), choisir un déclencheur et y associer une ou plusieurs actions qui s’en suivent. La différence ici c’est que ce type d’automatisation te permettra de connecter plusieurs des outils entre eux. Par exemple, après soumission d’un formulaire sur Tally pour télécharger un freebie, on pourrait envisager une automatisation qui renvoie vers ton autorépondeur pour lui envoyer une séquence de mail, mais aussi vers Notion pour l’ajouter à ton CRM.
Exploiter au maximum les boutons templates pour les taches repetitives
Encore dans un soucis de productivité, il existe une fonctionnalité sur Notion qui permet de créer des boutons templates afin de pouvoir faciliter les tâches répétitives. Tu vas pouvoir créer des templates de blocs identiques, créer un bouton pour ajouter facilement des pages dans une BDD ou modifier des propriétés dans des BDD. Les possibilités sont nombreuses selon tes besoins encore une fois !
Partager uniquement certaines pages si tu invites d’autres utilisateurs
Même si aujourd’hui tu ne délègues encore aucune tâche, que tu n’as pas encore de collaborateur qui travaille avec toi régulièrement, il est possible de partager certaines de tes pages à d’autres personnes. Tu peux leur attribuer des responsabilités différentes et couper leur accès à tout moment.
Une page partagée donne accès à toutes les sous-pages inclues dans cette page. Alors anticipe bien et surtout organise bien tes ressources en compartimentant au maximum tes ressources page par page.
J’en ai terminé pour ces neufs réflexes à adopter. Tu l’auras compris les mettre mot pour avoir un espace de travail au top 🔥 sont : préparation, structuration, automatisation et kiff !
Partage nous une photo de ton espace de travail en commentaires 🤓
Si tu veux gagner du temps et de l’argent, tu peux utiliser l’un de nos templates ou bien demander une prestation de création de ton Notion sur-mesure.
